Utiliser la signature électronique pour les contrats de vente et avenants

• Envoyer une demande de signature électronique
• Signer électroniquement le contrat de vente

Attention
L'utilisation de la signature électronique nécessite d'avoir paramétré des modèles de contrat au préalable. De plus, elle suppose l' achat de packs prépayés. 

Envoyer une demande de signature électronique

L'envoi d'une demande de signature électronique pour un contrat de vente ou un avenant se fait directement depuis la fiche projet. 

Depuis votre fiche projet et une fois votre contrat ou avenant établi :

1. cliquez sur Signer électroniquement
2. la fenêtre Envoyer une demande de signature électronique apparaît. Complétez les différents champs :
   - L'ordre de signature : vous pouvez choisir qui signera le contrat en premier
   - Les signataires : les informations sur le signataire externe sont complétées automatiquement si les données existent dans la fiche projet. Il est possible de paramétrer les informations du signataire interne dans les paramètres > Votre organisation pour qu'elles s'affichent par défaut. Si rien n'est paramétré, les informations de la personne ayant fait la demande de signature s'affichent. Vous pouvez modifier manuellement les informations. Le numéro de téléphone est facultatif et est utilisé pour la double authentification des signatures.
3. choisissez le modèle d'e-mail en cliquant sur Choisir modèle
4. si besoin, cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu de l'e-mail qui sera envoyé
5. cliquez sur Envoyer

Bon à savoir
Si une annexe se trouve dans la liasse contractuelle, elle est incluse par défaut dans la demande de signature. Cependant, elle peut être retirée.

Signer électroniquement le contrat de vente

Lorsqu'un signataire n'a pas de compte Orfeo, il reçoit un e-mail expédié par DocuSign.

1. dans l'e-mail reçu, cliquez sur le bouton Examiner le document
2. acceptez les conditions d'utilisation
3. cliquez sur Continuer
4. vérifiez le document
5. cliquez sur Commencer lorsque vous souhaitez signer
6. sélectionnez l'icône Signer et ajoutez votre signature
7. validez la signature en cliquant sur Terminer

Si le signataire interne possède un compte Orfeo (accès administrateur ou standard), il signe le contrat depuis le parapheur de son accès Orfeo :

1. cliquez sur l'icône Parapheur
2. dans la liste des contrats A signer par vous, cliquez sur Signer sur la ligne du contrat à signer
3. suivez les différentes étapes de signature

Le signataire disposant d'un accès Orfeo peut également signer le contrat directement depuis la fiche projet :

1. dans le Suivi contrat de la fiche du projet, cliquez sur Signer
2. suivez les différentes étapes de signature

Bon à savoir
Lors de la première utilisation de la signature électronique dans Orfeo, le signataire devra paramétrer sa signature dans DocuSign. Celle-ci sera automatiquement appliquée lors des prochaines signatures.
De plus, le délai de signature du document est de 60 jours.

Lorsque le contrat a été signé par les deux parties, le statut du contrat passe à Contrat signé.

Les signataires possédant un compte Orfeo peuvent alors retrouver le document signé :

• dans l'onglet Documents signés du parapheur
• dans la liasse contractuelle de la fiche projet.

Si le signataire ne possède pas de compte Orfeo, il recevra une copie du document signé par e-mail. 

Vous savez maintenant comment utiliser la signature électronique dans un contrat de vente.  Vous pouvez également l'utiliser dans les contrats de travail.

Pour en savoir plus :

Assurer le suivi des demandes de signature électronique depuis le parapheur