Pour assurer le meilleur rendu possible de votre import, il est important que l'information soit correctement saisie dans votre fichier et que vous ayez connaissance des impacts et enjeux des correspondances choisies. Ce tutoriel vous guide dans cette étape.
Pour en savoir plus sur le processus d'importation, consultez le tutoriel Importer vos données : mode d'emploi .
L’import des données administratives des structures permet de créer des fiches structures en complétant leurs coordonnées et les champs du bloc Administratif.
Il est tout à fait possible de faire un premier import Contacts + Structures puis réaliser un deuxième import pour les données administratives qui complétera le premier.
Les correspondances proposées
Général
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Code | Limité à 10 caractères |
Il s'agit du code client. Il peut notamment être affiché sur vos factures. |
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Nom [de la structure] |
Donnée obligatoire |
Vous pouvez renseigner ici un nom facilement identifiable par votre équipe. Il existe un champ Raison Sociale permettant de saisir la dénomination juridique (cf plus bas). Pour les structures portant des noms génériques (tels que "Mairie" ou "Centre culturel" par exemple), nous vous conseillons de spécifier également la ville de la structure dans le nom (ex : Mairie de Rennes) |
| Catégorie | 1 seule valeur par structure |
Les catégories seront créées automatiquement avec l'importation et alimentent le paramètre Catégories de l'annuaire. |
| Description de structure | Nombre de caractères limité à 4000. | Il s'agit d'un bloc de texte situé dans l'entête de la fiche. |
Adresse
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
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Adresse (1) Adresse (2) |
1 seule adresse (sur 1 ou 2 lignes) par entité | Il existe d'autres champs permettant de renseigner une adresse de facturation (cf plus bas). Vous pouvez donc utiliser ces champs pour l'adresse "physique". |
| Code Postal | Veiller à la présence du zéro pour les départements français de 1 à 9 |
Lorsqu'une cellule excel est au format "nombre", les 1ers zéros sont automatiquement supprimés. Astuce : insérer une apostrophe (') avant le code pour conserver le zéro. |
| Ville | Si les "cedex" ne sont pas isolés dans une colonne, ils sont automatiquement détectés et importés dans le champ dédié. | |
| Cedex | ||
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Département Région |
Il n'est pas nécessaire d'importer ces données. En effet, les départements et régions seront générés automatiquement sur Orfeo à partir du moment où les codes postaux et le pays "France" sont renseignés. | |
| Pays | La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni. |
Coordonnées
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Téléphone |
1 colonne distincte pour les téléphones et pour les fax Les indicatifs du type "(+33)" sont acceptés. |
Si plusieurs N° de téléphone sont rattachés à une même structure, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a de N° de tél. et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les N° de tél dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les N° se cumuleront sur la fiche Structure. Les mentions "texte" seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ Téléphone. |
| Fax | ||
| Adresse e-mail |
Les e-mails doivent avoir le format _____@___.__ |
Si plusieurs e-mail sont rattachés à une même structure, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a d'e-mails et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les e-mails dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les e-mails se cumuleront sur la fiche Structure. Les mentions "texte" seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ E-mail. |
| Lien Internet | Site web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Deezer, etc. |
Un seul lien renseigné par colonne. Vous pouvez multiplier les colonnes Liens si nécessaire et choisir la correspondance "Lien Internet" plusieurs fois pour un même import. Vous pouvez renseigner tous types de liens hypertextes. Une fois importés, ces liens seront cliquables depuis une fiche Orfeo. |
Administratif
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Nom du signataire | Ces informations sont importées dans les fiches Projet quand la structure est désignée "organisateur". | |
| Qualité du signataire | ||
| Compte comptable client | Nb de caractères non limité | Cette donnée est utilisée pour l'export du Journal de Ventes. |
| N° SIRET | Ces données sont affichées dans la fiche Projet quand la structure est désignée "organisateur". Elles peuvent être utilisées dans le contrat de vente et sont affichées par défaut dans les factures. | |
| Code APE | ||
| N° Licence | Plusieurs N° peuvent être saisis dans 1 même colonne | |
| N° TVA intracommunautaire |
Adresse de facturation
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Adr. fiscale identique à l'adresse principale | OUI ou NON | L'adresse fiscale est considérée par défaut comme étant identique à l'adresse principale. |
| Raison sociale (si différente) | Ces données sont utilisées automatiquement dans les contrats de vente et les factures. Si ces champs ne sont pas complétés, c'est le nom de la structure et l'adresse principale qui sont alors utilisés. | |
| Adresse fiscale (1) | ||
| Adresse fiscale (2) | ||
| Code postale (adr. fiscale) | ||
| Ville (adr. fiscale) | ||
| Cedex (adr. fiscale) | ||
| Pays (adr. fiscale) |
Coordonnées bancaires
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Nom de la banque | Ces données peuvent être exportées via l'export Excel intégral. | |
| Adresse de la banque | ||
| Titulaire du compte | ||
| IBAN | ||
| BIC |
Autres
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Période [de programmation] | Plusieurs formats sont tolérés. Exemple : 01, jan, janv, janvier |
Si la période de programmation s'étale sur plusieurs mois, indiquer tous les mois concernés dans une même colonne, séparés par "," ou ";" ou "/".
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| Note structure | Une note dans l'onglet Activité de la fiche Structure sera créée avec pour date celle du jour de l'import. A noter qu'il n'est pas possible de faire de recherche sur les notes. Vous pouvez mettre en correspondance la note Structure avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront importées pour créer une seule note. | |
| Mot-clé structure |
Plusieurs mots-clés possibles pour 1 structure. Séparer les mots-clés par "," ou ";" ou "/". |
Les mots-clefs seront créés automatiquement avec l'importation et alimenteront le paramètre Mots clés annuaire. Vous pouvez mettre en correspondance le "mot-clé structure" avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront prises en compte pour créer des mots-clefs. |
Importer toutes vos données grâce aux champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des outils permettant de personnaliser votre espace Orfeo. Créer un champ personnalisé, c'est ajouter un champ supplémentaire sur vos fiches Annuaire pour accueillir un type de donnée pour lequel Orfeo ne propose pas de champs par défaut.
Exemples : forme juridique ou réseaux pour les structures ou encore langue parlée ou tutoiement pour les contacts. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel en cliquant ICI .
Les champs personnalisés peuvent être créés lors d'un import. Ils permettront d'afficher dans Orfeo certaines données de votre fichier. Ils pourront aussi être utilisés dans les nouvelles fiches de votre annuaire créées hors import.
Ainsi, en l'absence de champ "Orfeo" adéquat, vous pouvez choisir la correspondance "Ajouter comme un nouveau champ" pour importer une donnée sur vos fiches Structure et pour alimenter votre liste de champs personnalisés .
Bon à savoir
- Prévoyez une colonne par type de donnée à importer sous la forme de champs personnalisés.
- La correspondance "Ajouter comme un nouveau champ" peut être choisie plusieurs fois.
- Le champ personnalisé portera par défaut le nom de la colonne de votre fichier. Vous pourrez ensuite le modifier, si besoin.