Pour assurer le meilleur rendu possible de votre import, il est important que l'information soit correctement saisie dans votre fichier et que vous ayez connaissance des impacts et enjeux des correspondances choisies. Ce tutoriel vous guide dans cette étape.
Pour en savoir plus sur le processus d'importation, consultez le tutoriel Importer vos données : mode d'emploi .
L’import de contacts et de structures permet de créer des fiches contacts d’une part et des fiches structures d’autre part ainsi que le lien entre elles.
Vous pouvez aussi n’importer que des contacts ou que des structures.
Les correspondances proposées
1. Contact
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Civilité | "M." et "Mme" |
Si les valeurs de votre fichier ne sont pas saisies de cette manière, nous vous proposons de les mettre en correspondance. Exemple : Monsieur = M. |
| Prénom | Il est préférable d'importer Nom ET Prénom pour faciliter le travail de dédoublonnage lié à l'import et au traitement des homonymes. | |
| Nom du contact | ||
| Nom complet | Prénom et nom dans une même colonne |
Orfeo détecte automatiquement le prénom et le nom pour compléter les champs appropriés. Il peut, de ce fait, y avoir des erreurs d'interprétations (ex: prénom composé auquel il manque un tiret) |
| Fonction |
La fonction ne peut être importée que si le contact est rattaché à une structure. |
|
| Est favori | OUI ou NON |
L'import de la valeur OUI permet de cocher l'étoile |
| Catégorie de contact | 1 seule valeur par contact |
Les catégories seront créées automatiquement avec l'importation et alimentent le paramètre Catégories de l'annuaire. |
| Description contact | Nombre de caractères limité à 4000. | Il s'agit d'un bloc de texte situé dans l'entête de la fiche. |
| Téléphone personnel |
1 colonne distincte pour les tél. professionnels et les tél. personnels. Les indicatifs du type (+33) sont acceptés. |
Si plusieurs N° de téléphone sont rattachés à un même contact, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a de N° de tél. et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les N° de tél dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les N° se cumuleront sur la fiche Contact. Les mentions "texte" présentes dans les cellules "Téléphone" seront importées automatiquement dans le champ "Détail" accolé au champ Téléphone. |
| Téléphone professionnel | ||
| Adresse e-mail personnelle |
Les e-mails doivent avoir le format _____@___.__ 1 colonne distincte pour les emails professionnels et les emails personnels. |
Si plusieurs e-mail sont rattachés à un même contact, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a d'e-mails et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les e-mails dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les e-mails se cumuleront sur la fiche Contact. Les mentions "texte" présentes dans les cellules "E-mail"seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ E-mail. |
| Adresse e-mail professionnelle | ||
| Lien internet personnel |
Tout lien internet (LinkedIn, Youtube, etc.). |
Si votre fichier contient plusieurs liens pour un même contact, il faut que chaque lien soit saisi dans une colonne distincte. Vous pourrez choisir la correspondance "Lien internet personnel" autant de fois que nécessaire. |
| Note contact | Une note dans l'onglet Activité de la fiche Contact sera créée avec pour date celle du jour de l'import. A noter qu'il n'est pas possible de faire de recherche sur les notes. Vous pouvez mettre en correspondance la note contact avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront importées pour créer une seule note. | |
| Mot-clé contact |
Plusieurs mots-clés possibles pour 1 contact. Séparer les mots-clés par "," ou ";" ou "/". |
Les mots-clefs seront créés automatiquement avec l'importation et alimenteront le paramètre Mots clés annuaire. Vous pouvez choisir la correspondance le "mot-clé contact" plusieurs fois pour un même import. Toutes les valeurs seront prises en compte pour créer des mots-clefs distincts. |
Bon à savoir Pour importer un contact et sa structure de rattachement, les deux entités doivent être précisées sur une même ligne dans des colonnes distinctes. Si plusieurs contacts sont associés à une structure sur une même ligne, il faudra importer plusieurs fois le fichier (on ne peut créer qu'un seul contact et qu'une seule structure lors d'un import).
2. Structure
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
| Nom de la structure | Donnée obligatoire |
Vous pouvez renseigner ici un nom facilement identifiable par votre équipe. Il existe un champ Raison Sociale permettant de saisir la dénomination juridique (cf import des données administratives ). Pour les structures portant des noms génériques (tels que "Mairie" ou "Centre culturel" par exemple), nous vous conseillons de spécifier également la ville de la structure dans le nom (ex : Mairie de Rennes) |
| Catégorie de structure | 1 seule valeur par structure |
Les catégories seront créées automatiquement avec l'importation et alimentent le paramètre Catégories de l'annuaire. |
| Description de structure | Nombre de caractères limité à 4000. | Il s'agit d'un bloc de texte situé dans l'entête de la fiche. |
| Téléphone |
1 colonne distincte pour les téléphones et pour les fax Les indicatifs du type "(+33)" sont acceptés. |
Si plusieurs N° de téléphone sont rattachés à un même structure, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a de N° de tél. et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les N° de tél dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les N° se cumuleront sur la fiche Structure. Les mentions "texte" seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ Téléphone. |
| Fax | ||
| Adresse e-mail de la structure |
Les e-mails doivent avoir le format _____@___.__ |
Si plusieurs e-mail sont rattachés à une même structure, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a d'e-mails et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les e-mails dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les e-mails se cumuleront sur la fiche Structure. Les mentions "texte" seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ E-mail. |
| Lien Internet de la structure | Tout lien Internet (Site web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Deezer, etc.) |
Un seul lien renseigné par colonne. Vous pouvez multiplier les colonnes Liens si nécessaire et choisir la correspondance "Lien Internet" plusieurs fois pour un même import. Vous pouvez renseigner tous types de liens hypertextes. Une fois importés, ces liens seront cliquables depuis une fiche Orfeo. |
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Période [de programmation] |
Plusieurs formats sont tolérés. Exemple : 01, jan, janv, janvier |
Si la période de programmation s'étale sur plusieurs mois, indiquer tous les mois concernés dans une même colonne, séparés par "," ou ";" ou "/". |
| Note structure | Une note dans l'onglet Activité de la fiche Structure sera créée avec pour date celle du jour de l'import. A noter qu'il n'est pas possible de faire de recherche sur les notes. Vous pouvez mettre en correspondance la note Structure avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront importées pour créer une seule note. | |
| Mot-clé structure |
Plusieurs mots-clés possibles pour 1 structure. Séparer les mots-clés par "," ou ";" ou "/". |
Les mots-clefs seront créés automatiquement avec l'importation et alimenteront le paramètre Mots clés annuaire. Vous pouvez choisir la correspondance le "mot-clé structure" plusieurs fois pour un même import. Toutes les valeurs seront prises en compte pour créer des mots-clefs distincts. |
3. Adresse
Attention Un seul type d'adresse peut être créé par un import. Si vous importez des contacts rattachés à des structures, choisir les correspondances ci-dessous aura pour effet de créer les adresses des structures. Si votre fichier inclut aussi des adresses personnelles des contacts, il faudra alors ré-importer votre fichier en ignorant les colonnes liées aux structures pour créer les adresses personnelles des contacts.
| Champ de destination dans Orfeo |
Modalités de saisie dans votre fichier |
Bon à savoir |
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Adresse (1) Adresse (2) |
1 seule adresse (sur 1 ou 2 lignes) par entité |
Il s'agit ici de préciser l'adresse "physique". A noter : i l existe d'autres champs permettant de renseigner une adresse de facturation (cf import des données administratives ). |
| Code Postal | Veiller à la présence du zéro pour les départements français de 1 à 9 |
Lorsqu'une cellule excel est au format"nombre", les 1ers zéros sont automatiquement supprimés. Astuce : insérer une apostrophe (') avant le code pour conserver le zéro. |
| Ville | Si les "cedex" ne sont pas isolés dans une colonne, ils sont automatiquement détectés et importés dans le champ dédié. | |
| Cedex | ||
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Département Région |
Il n'est pas nécessaire d'importer ces données. En effet, les départements et régions seront générés automatiquement sur Orfeo à partir du moment où les codes postaux et le pays "France" sont renseignés. | |
| Pays | La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni. |
Importer toutes vos données grâce aux champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des outils permettant de personnaliser votre espace Orfeo. Créer un champ personnalisé, c'est ajouter un champ supplémentaire sur vos fiches Annuaire pour accueillir un type de donnée pour lequel Orfeo ne propose pas de champs par défaut.
Exemples : forme juridique ou réseaux pour les structures ou encore langue parlée ou tutoiement pour les contacts. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel en cliquant ICI .
Les champs personnalisés peuvent être créés lors d'un import. Ils permettront d'afficher dans Orfeo certaines données de votre fichier. Ils pourront aussi être utilisés dans les nouvelles fiches de votre annuaire créées hors import.
Ainsi, en l'absence de champ "Orfeo" adéquat, vous pouvez choisir la correspondance "Ajouter comme un nouveau champ" pour importer une donnée sur vos fiches Contact ou Structure et pour alimenter votre liste de champs personnalisés .
Bon à savoir
- Prévoyez une colonne par type de donnée à importer sous la forme de champs personnalisés.
- La correspondance "Ajouter comme un nouveau champ" peut être choisie plusieurs fois.
- Le champ personnalisé portera par défaut le nom de la colonne de votre fichier. Vous pourrez ensuite le modifier, si besoin.