Ce tutoriel se concentre sur la création de nouveaux accès pour les membres de votre équipe* :
* Pour les accès "invités", consultez le tutoriel Créer un compte Orfeo pour un salarié.
Envoyer une invitation
Pour envoyer une invitation :
- dans votre profil (clic sur votre prénom en haut à droite), cliquez sur Gestion utilisateurs
- en bas de la page, renseignez l'adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet
- cliquez sur le bouton Inviter
- sur la page suivante, complétez le nom et le prénom de votre collaborateur et sa fonction, son niveau d'accès, ses permissions (voir ci-dessous)
- cliquez sur le bouton Inviter sur Orfeo
- le nouvel utilisateur reçoit un e-mail l'invitant à créer son mot de passe
Bon à savoir Le nombre d'accès actifs et le nombre total d'accès souscrits pour votre abonnement sont précisés en haut de la page Gestion utilisateurs.
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Définir les permissions d'un accès
A la création d'un accès, vous devez définir le type d'accès et les permissions du nouvel utilisateur.
Il existe 3 types d'accès :
- Administrateur : accès complet, par défaut, à toutes les pages, paramètres et fonctionnalités.
- Éditeur : accès restreint modulable en fonction des permissions activées. Un utilisateur standard ne peut avoir accès aux pages Votre organisation, Gestion des utilisateurs, Intégrations et Importations, réservées aux administrateurs.
- Lecture seule : accès en consultation uniquement (sans possibilité de faire des exports), modulable en fonction des permissions activées.
Pour choisir un type d'accès, il suffit de cliquer sur un des 3 blocs à gauche.
Quand vous créez un accès Éditeur ou Lecture seule, vous pouvez configurer des accès personnalisés, en décochant les permissions inappropriées.
Les permissions proposées dépendent des modules auxquels vous avez souscrits. L'enjeu est de déterminer si l'utilisateur pourra accéder à telle ou telle page ou fonctionnalité. Des permissions plus fines peuvent s'appliquer à des actions à réaliser sur un bloc d'une fiche (ex : modifier le bloc Contrat d'une fiche Projet).
Bon à savoir Vous pouvez modifier, à tout moment, les permissions d'un utilisateur en cliquant simplement sur son nom dans la page Gestion utilisateurs.
Suivre les invitations
Une fois l’invitation envoyée, vous retournez automatiquement à la liste des utilisateurs actifs, sur laquelle figurent également les invitations en attente (en bas de la page).
Astuce Vous pouvez à tout moment renvoyer l'invitation ou l'annuler depuis cette page. Vous pouvez, par ailleurs, copier le lien d'invitation pour l'envoyer via Whatsapp par exemple.