Créer une fiche annuaire (Structure / Contact)

Créer une structure
Ajouter un contact
Spécifier l'ordre des contacts
Archiver un contact

Créer une structure

Pour ajouter une structure dans votre annuaire :

dans le menu Annuaire, cliquez sur Ajouter
choisissez Structure
renseignez le nom de la structure

La fiche de la structure est maintenant créée dans votre annuaire et vous allez pouvoir renseigner toutes les informations dont vous disposez à son sujet.

Astuce
Dans la boite de dialogue, vous pouvez cliquer sur Plus d'options pour attribuer une Catégorie ou des Mots-clés à la structure.

Maintenant que la fiche de la structure est créée, vous pouvez compléter les informations de la fiche en cliquant sur les différents blocs :

l'en-tête de la fiche : ajoutez une catégorie et des mots-clés, une description, etc.
les coordonnées : renseignez l'adresse, le numéro de téléphone et/ou l'e-mail de la structure et son site internet
les données administratives : renseignez l'adresse de facturation de la structure, les coordonnées du signataire, les identifiants de la structure (SIRET, N° de TVA intracommunautaire, Code APE, etc.), les informations bancaires et de comptabilité
les salles : si la structure possède plusieurs salles vous pouvez les ajouter. Vous pouvez créer des champs personnalisés Salle pour spécifier des informations dans ce bloc (Paramètres > Champs personnalisés salle)
les champs personnalisés : vous pouvez créer des champs personnalisés pour vos structures afin d'afficher des informations spécifiques (Paramètres > Champs personnalisés annuaire)

Bon à savoir

Dans l'en-tête, le champ Dépend de permet de renseigner une autre structure qui gère la structure de la fiche. Il peut s'agir d'une association qui dépend d'une Mairie. Ou bien, cela peut être un festival qui dépend d'une association. Il ne peut y avoir qu'une seule structure renseignée. À l'inverse, si vous cliquez sur la structure "mère", vous pouvez retrouver la liste des structures liées (les associations qui dépendent d'une mairie par exemple).

Astuce

Vous pouvez rechercher l'adresse de la structure directement depuis le champ prévu à cet effet.
Vous pouvez localiser la structure sur une carte une fois que l'adresse est complétée. Pour cela, cliquez sur le bouton de géolocalisation. Cette fonctionnalité vous permet d'effectuer un filtrage géographique, très utile quand il s'agit de localiser les structures qui se trouvent à proximité d'une autre.

Ajouter un contact

Pour ajouter un contact sur la fiche structure :

dans la zone Contacts d'une fiche structure, cliquez sur + Ajouter
renseignez le nom du contact, son poste au sein de la structure, ainsi que ses coordonnées
cliquez sur Sauvegarder

La fiche du contact est automatiquement créée et rattachée à la fiche structure.

Astuce
Si le contact que vous voulez rattacher à la structure n'existe pas dans l'annuaire vous pouvez l'ajouter rapidement en cliquant sur + à côté du champ Contact.

Spécifier l'ordre des contacts

Vous pouvez réorganiser l'ordre dans lequel apparaissent les contacts liés à la structure.

cliquez sur les trois traits situés à gauche du nom de votre contact
tout en maintenant le clic, déplacez le contact là où vous le souhaitez

Archiver un contact

Il est possible d'archiver un contact dans l'annuaire des contacts, mais aussi au niveau d'une structure spécifique. Ces deux archivages n'ont pas les mêmes conséquences.

Pour archiver un contact dans l'annuaire, cliquez sur Archiver en bas de sa fiche. La fiche contact disparait de votre annuaire. Toutefois, vous pouvez la retrouver en cliquant sur Voir les contacts archivés en haut à droite de votre liste de contacts. Le contact est également archivé dans les éventuelles fiches Structure dans lesquelles il a été ajouté.

Vous pouvez également archiver un contact au niveau d'une fiche structure si ce contact ne travaille plus pour cette structure par exemple. Le contact est alors archivé pour la structure en question, mais reste actif dans votre annuaire de contacts.
Pour archiver le contact sur la fiche de votre structure, cliquez sur Archiver dans le bloc du contact. Le contact est masqué dans la fiche, mais vous pouvez le retrouver en cliquant sur X élément(s) archivé(s).