- Saisir les coordonnées d'une structure
- Saisir les coordonnées personnelles d'un contact
- Saisir les coordonnées professionnelles d'un contact
- Préparer l'import des coordonnées
Saisir les coordonnées d'une structure
Sur une fiche structure, vous pouvez saisir l'adresse de la structure, ses numéros de téléphone, ses adresses e-mail, ainsi que des liens vers un site internet.
Bon à savoir Vous pouvez saisir une adresse de facturation différente dans le bloc Administratif > Adresse facturation.
Astuce Vous pouvez rechercher l'adresse d'une structure en tapant le nom de celle-ci dans le champ Rechercher une adresse. L'adresse sera alors automatiquement renseignée.
Saisir des coordonnées personnelles
Les coordonnées personnelles sont les coordonnées propres à un contact et qui ne sont liées à aucune structure.
Sur une fiche contact, vous disposez de la section Coordonnées personnelles pour saisir l'adresse personnelle du contact, son numéro de téléphone ou e-mail personnels et un lien vers un site internet.
Saisir des coordonnées professionnelles
Les coordonnées professionnelles sont les coordonnées du contact dans la structure pour laquelle il travaille. Il est possible de saisir plusieurs coordonnées professionnelles, si le contact travaille pour plusieurs structures.
Ce type de coordonnées est lié à une structure. C'est à dire que si des coordonnées professionnelles sont renseignées dans une fiche contact, le contact ressortira sur la fiche structure associée à ces coordonnées et inversement.
Pour renseigner des coordonnées professionnelles :
- cliquez sur + Ajouter à côté de Coordonnées professionnelles
- tapez le nom de la structure et sélectionnez-la dans la liste déroulante. Si la structure n'existe pas dans la liste, vous pouvez la créer en cliquant sur + à côté du champ Structure
- saisissez la fonction, le numéro de téléphone ou e-mail et cliquez sur Sauvegarder
Bon à savoir Si un contact est ajouté depuis la fiche Structure, le bloc Coordonnées professionnelles de la fiche de ce contact se met à jour avec le nom de la structure.
Préparer l'import des coordonnées
Lorsque vous importez un fichier de contacts, il est important de faire la distinction entre les coordonnées personnelles et les coordonnées professionnelles.
Pour faire cette distinction, vous devez créer une colonne pour chaque type de coordonnées. Par exemple, une colonne Adresse e-mail personnelle et une colonne Adresse e-mail professionnelle.
Pour plus d'informations sur les imports, consultez les tutoriels Importer des contacts et/ou structures et Importer vos données : mode d'emploi.
Attention Vous ne pouvez importer qu'un seul type d'adresse par import. Si vous devez importer l'adresse d'une structure et l'adresse personnelle d'un contact, vous devrez faire l'import deux fois.