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Compléter la page Votre organisation

La page du profil de votre organisation vous permet de renseigner des informations sur votre entité qui seront reprises dans diverses fonctionnalités d'Orfeo.

 

26863487202077_icon-alerte-1 Attention
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Compléter les informations générales

Le premier bloc du profil d'organisation est constitué des informations générales sur votre entité :

  • Nom : il s'agit du nom de votre entité juridique. 
  • Code court : il s'agit du code qui apparaitra dans l'en-tête de vos fiches sous forme d'étiquette ainsi que dans la colonne Organisation des listes de projets, spectacles, engagements, etc. Vous pouvez attribuer une couleur à l'étiquette en la sélectionnant dans la liste déroulante. 

  • Logo : vous pouvez ajouter le logo de votre entité en cliquant sur Choisir un fichier. Ce logo apparait par défaut dans vos factures, avoirs, devis et feuilles de route. Pour supprimer le logo, cochez la case Effacer et cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page. 

 

26863666934941_icon-bonasavoir-1 Bon à savoir
Si vous avez plusieurs profils d'organisation, vous devez définir un profil par défaut en cochant la case Profil par défaut. Le profil ainsi désigné donne son nom à votre espace Orfeo.

Le profil par défaut est automatiquement sélectionné lors de la création d'un projet. Si nécessaire, vous pourrez le modifier après la création du projet. A noter si vous disposez des fiches Spectacles : le profil d'organisation renseigné sur la fiche Spectacle est automatiquement repris sur les fiches projets liées. 

Compléter les coordonnées

Le deuxième bloc est composé des coordonnées de votre entité. Elles sont principalement utilisées par les équipes Orfeo pour l'administration de votre compte. 

  • Adresse : il s'agit de l'adresse du siège de votre entité. L'adresse renseignée sera reprise dans le PDF des reçus fiscaux (liés aux dons gérés avec Orfeo). Vous pouvez indiquer une autre adresse de facturation dans Votre organisation > Vos factures
  • Téléphone : il s'agit du numéro de téléphone de votre entité
  • Responsable (Nom) : nom et prénom de la personne responsable de l'entité
  • Responsable (Qualité) : fonction du responsable
  • Signature de responsable : vous pouvez télécharger une image de la signature du responsable qui sera utilisée dans les reçus fiscaux (liés aux dons gérés avec Orfeo).

 

Compléter les informations administratives

Le second bloc correspond aux informations administratives nécessaires pour envoyer automatiquement les DPAE à l'URSSAF depuis Orfeo.

  • SIRET : numéro SIRET de votre entité
  • N° centre URSAFF : numéro de votre centre URSAFF
  • Centre de médecine du travail : code de votre centre de médecine du travail
  • Code NAF : code NAF de votre entité
  • Prénom et nom de l'abonné URSAFF : nom et prénom de la personne abonnée URSAFF
  • Heure d'embauche par défaut : heure de début d'embauche transmise à l'URSAFF dans la DPAE
  • Code société sPAIEctacle : identifiant de la société dans sPAIEctacle

 

Compléter les paramètres

Les paramètres permettent de renseigner la devise utilisée dans les contrats et les factures par défaut ainsi que les devises secondaires. Vous pouvez aussi indiquer le mois de début de votre exercice fiscal.

  • Devise principale : devise affichée par défaut dans les contrats, factures, avoirs et devis. Celle-ci peut être modifiée, si nécessaire.
  • Autres devises utilisées : devises secondaires utilisées dans les contrats, factures, avoirs et devis. Celles-ci devront être sélectionnées en amont de la génération des documents. 
  • Mois de début d'exercice fiscal : sélectionnez le mois de début de votre exercice fiscal. En renseignant ce champ, vous pouvez filtrer sur l'exercice fiscal dans le tableau de bord et la synthèse du budget
  • Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de votre organisation. Cela permet aux liens de partage générés depuis le Calendrier d'avoir le fuseau horaire sélectionné. Le fuseau horaire par défaut est UTC +2:00 Europe/Paris.

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Compléter les informations relatives à la facturation et au budget

Ce bloc vous permet de paramétrer des champs liées aux factures et avoirs.

  • Délai de paiement par défaut : permet de sélectionner le délai de paiement automatiquement appliqué aux factures
  • Afficher le code client dans les factures : le code client renseigné dans le champ Code de la fiche structure sera affiché dans le pdf de la facture
  • Afficher la colonne quantité par défaut : permet d'afficher automatiquement une colonne quantité dans les factures
  • Saisir les factures en TTC par défaut : permet de saisir le montant TTC dans les factures
  • Soumis à la TVA : décochez cette case si votre entité n'est pas soumise à la TVA. Le champ Depuis le vous permet de renseigner la date à partir de laquelle vous avez été soumis à la TVA. Si vous laissez ce champ vide, on considère que vous avez toujours été soumis à la TVA.
  • Type de période de budget : permet de cocher par défaut l'année ou la saison dans la synthèse du budget

Compléter les informations relatives à la signature électronique

Si vous paramétrez les informations concernant la signature électronique, celles-ci seront proposées par défaut dans vos demandes de signatures électroniques. Toutefois, elles peuvent être modifiées pour chaque demande de signature.

  • Nom signataire : nom de la personne qui signera les contrats. Si ce champ n'est pas renseigné, le nom de la personne ayant fait la demande sera utilisé
  • Email signataire : e-mail de la personne qui signe les contrats. Si ce champ n'est pas renseigné, l'e-mail de la personne ayant fait la demande de signature électronique sera utilisé
  • Téléphone signataire : numéro de téléphone du signataire utilisé dans le cadre de la double authentification lors de la signature. Laisser ce champ vide si vous ne souhaitez pas que le signataire de votre structure confirme les signatures électroniques par SMS
  • Ordre de signature : choix du signataire qui signera en premier. Si le signataire externe signe en premier, le document ne sera accessible qu'une fois le document signé par le signataire externe. Si le signataire interne signe en premier, le signataire externe recevra le document qu'une fois le document signé par le signataire interne
  • Relancer les signataires : permet de déterminer la fréquence à laquelle sont relancés par e-mail les signataires. Vous pouvez choisir de n'envoyer aucune relance, ou bien tous les trois jours, toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Tous les signataires n'ayant pas signé et dont c'est le tour de signer seront relancés (y compris celui de votre structure).