- Que permet la synchronisation ?
- Comment fonctionne la synchronisation ?
- Mettre en place la synchronisation
- Supprimer la synchronisation des e-mails
Que permet la synchronisation ?
La synchronisation de votre messagerie avec votre accès Orfeo permet de :
- envoyer des e-mails à un contact ou une structure directement depuis sa fiche annuaire
- afficher les e-mails échangés (envoyés et reçus) dans les fiches Annuaire
- envoyer par e-mail des documents générés avec Orfeo (pré-contrat, contrat de vente, facture, feuille de route) directement depuis Orfeo
- consulter les e-mails envoyés par vos contacts et les réponses liées
La synchronisation de votre messagerie avec Orfeo permet en outre de partager vos échanges avec les collaborateurs de votre structure. Il faut pour cela Configurer l'intégration e-mail de votre espace Orfeo, en mode Équipe.
Bon à savoir Si vous ne souhaitez pas que les échanges mails soient partagés, vous pouvez Configurer l'intégration e-mail de votre espace Orfeo, en mode Privé. Il existe, par ailleurs, une permission qui permet d'autoriser ou d'interdire un utilisateur de votre espace à synchroniser sa messagerie avec son accès.
Comment fonctionne la synchronisation ?
La synchronisation de votre messagerie avec Orfeo fonctionne comme un miroir. Tout ce qui est fait dans Orfeo se répercute dans votre outil de messagerie et inversement.
- Un message reçu sera affiché dans la boîte de réception de votre messagerie et dans Orfeo.
- Un message envoyé depuis Orfeo sera stocké dans le dossier "Éléments envoyés" de votre logiciel de messagerie. Un mail envoyé depuis votre logiciel de messagerie sera automatiquement visible sur la fiche Orfeo de votre contact.
- Un mail supprimé depuis votre messagerie ne sera plus visible dans Orfeo et un mail supprimé depuis Orfeo sera stocké dans le dossier "Éléments supprimés" de votre outil de messagerie.
Les conditions pour afficher un mail dans l'annuaire sont les suivantes :
- l'utilisateur Orfeo est l'auteur du message, envoyé avec son e-mail synchronisé, et le message est adressé à un contact ou une structure dont le mail est saisi sur sa fiche de l'annuaire Orfeo (message direct "A" ou message en copie "CC")
- le contact ou la structure dont le mail est saisi sur sa fiche de l'annuaire Orfeo envoie un message à l'utilisateur Orfeo en renseignant son e-mail synchronisé en tant que destinataire ("A") ou en tant que copie ("CC").
Attention La synchronisation ignore les mails en copie cachée. Un mail reçu n'apparaitra pas dans Orfeo si l'utilisateur Orfeo est destinataire en tant que copie cachée ("CCI"). Un mail envoyé par l'utilisateur Orfeo à un contact ou structure de l'annuaire en tant que copie cachée ("CCI") ne sera pas affiché non plus.
Mettre en place la synchronisation
La mise en place de la synchronisation de votre messagerie dépend du type de messagerie utilisé.
Pour savoir comment mettre en place cette synchronisation, consultez le tutoriel Configurer la synchronisation de ma messagerie avec Orfeo.
Supprimer la synchronisation des e-mails
Pour supprimer la synchronisation des e-mails :
- cliquez sur votre nom en haut à droite puis sur Votre compte utilisateur
- cliquez sur Lier votre compte e-mail
- cliquez sur Supprimer l'association. Vos e-mails échangés avec vos contacts ne s'afficheront plus dans Orfeo, mais ils ne seront pas supprimés de votre boite de réception habituelle. Pour supprimer les e-mails synchronisés dans Orfeo, cliquez sur Supprimer également les e-mails synchronisés
