Importer des salariés

Pour assurer le meilleur rendu possible de votre import, il est important que l'information soit correctement saisie dans votre fichier et que vous ayez connaissance des impacts et enjeux des correspondances choisies. Ce tutoriel vous guide dans cette étape.

Pour en savoir plus sur le processus d'importation, consultez le tutoriel Importer vos données : mode d'emploi .

L’import de salariés permet de créer des fiches "interprètes" ou "techniciens". Les modalités d'import des salariés supposent de scinder les interprètes et les techniciens en 2 fichiers ou 2 onglets pour réaliser 2 imports différents.

Général

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Civilité	"M." et "Mme"	Si les valeurs de votre fichier ne sont pas saisies de cette manière, nous vous proposons de les mettre en correspondance. Exemple : Monsieur = M.
Prénom		Il est préférable d'importer Nom ET Prénom pour faciliter le travail de dédoublonnage lié à l'import et au traitement des homonymes.
Nom
Nom complet	Prénom et nom dans une même colonne	Orfeo détecte automatiquement le prénom et le nom pour compléter les champs appropriés. Il peut, de ce fait, y avoir des erreurs d'interprétations (ex: prénom composé auquel il manque un tiret)
Nom d'artiste	Pas de limite de mots ou de caractères	Le champ est situé dans l'entête de la fiche salarié.
Catégorie	1 seule valeur par contact	Les catégories seront créées automatiquement avec l'importation et alimentent le paramètre Catégories de l'annuaire . Pour plus d'informations, consultez le tutoriel en cliquant ICI .
Description	Nombre de caractères limité à 4000.	Il s'agit d'un bloc de texte situé dans l'entête de la fiche.

Artistique

Les champs en bleu ne sont pas systématiquement proposés. Cela dépend du périmètre de votre abonnement.

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Pupitre(s)	Plusieurs valeurs peuvent être renseignées, séparées par des virgules.
Instrument(s)	Plusieurs valeurs peuvent être renseignées, séparées par des virgules.	Les instruments seront créés automatiquement avec l'import et listés dans le paramètre Instruments.
Tessiture	1 seule valeur possible	Les tessitures seront créées automatiquement avec l'import et listées dans le paramètre Tessitures.
Service	1 seule valeur possible
Artiste (nom)	1 seule valeur possible
Artistes (notes)	1 seule valeur possible

Adresse

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Adresse Adresse (2)	1 seule adresse (sur 1 ou 2 lignes) par entité
Code Postal	Veiller à la présence du zéro pour les départements français de 1 à 9	Lorsqu'une cellule excel est au format "nombre", les premiers zéros sont automatiquement supprimés. Astuce : insérer une apostrophe (') avant le code pour conserver le zéro. Il est possible d'importer des codes postaux étrangers contenant des lettres par exemple.
Ville		Si les "cedex" ne sont pas isolés dans une colonne, ils sont automatiquement détectés et importés dans le champ dédié.
Cedex
Département Région		Il n'est pas nécessaire d'importer ces données. En effet, les départements et régions seront générés automatiquement sur Orfeo à partir du moment où les codes postaux et le pays "France" sont renseignés.
Pays		La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni.

Adresse fiscale

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Adresse fiscale (1) Adresse fiscale (2)	1 seule adresse (sur 1 ou 2 lignes)
Code Postal (adr. fiscale)	Veiller à la présence du zéro pour les départements français de 1 à 9	Lorsqu'une cellule excel est au format "nombre", les 1ers zéros sont automatiquement supprimés. Astuce : insérer une apostrophe (') avant le code pour conserver le zéro. Il est possible d'importer des codes postaux étrangers contenant des lettres par exemple.
Ville (adr. fiscale)		Si les "cedex" ne sont pas isolés dans une colonne, ils sont automatiquement détectés et importés dans le champ dédié.
Pays (adr. fiscale)		La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni.

Coordonnées

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Téléphone	Les indicatifs du type "(+33)" sont acceptés.	Si plusieurs N° de téléphone sont rattachés à un même salarié, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a de N° de tél. et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les N° de tél dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les N° se cumuleront sur la fiche Contact. Les mentions "texte" présentes dans les cellules "Téléphone" seront importées automatiquement dans le champ "Détail" accolé au champ Téléphone.
Mobile	Les indicatifs du type "(+33)" sont acceptés.
Adresse e-mail	Les e-mails doivent avoir le format _____@___.__ 1 colonne distincte pour les emails professionnels et les emails personnels.	Si plusieurs e-mail sont rattachés à un même salarié, vous pouvez créer autant de colonnes qu'il y a d'e-mails et choisir plusieurs fois la même correspondance OU vous pouvez inscrire tous les e-mails dans une même colonne avec les séparateurs suivants : "," ";" "/". Les e-mails se cumuleront sur la fiche Contact. Les mentions "texte" présentes dans les cellules "E-mail" seront importées automatiquement dans le champ Détails accolé au champ E-mail.
Lien Internet	Tout lien Internet (Site web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Deezer, etc.)	Un seul lien renseigné par colonne. Vous pouvez multiplier les colonnes Liens si nécessaire et choisir la correspondance "Lien Internet" plusieurs fois pour un même import. Vous pouvez renseigner tous types de liens hypertextes. Une fois importés, ces liens seront cliquables depuis une fiche Orfeo.

Structure

Bon à savoir

Certains salariés peuvent aussi avoir un emploi dans une structure. Les correspondances ci-dessous permettent de lier une fiche salarié à une fiche structure. Cela évite ainsi des doublons.

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Nom de la structure		Si la structure n'existe pas encore dans votre annuaire, sa fiche sera créée par l'import. Vous pourrez l'enrichir par la suite.
Fonction au sein de la structure	Pas de limite de mots ou de caractères
Téléphone pro	Les indicatifs du type (+33) sont acceptés.
E-mail pro	Les e-mails doivent avoir le format _____@___.__

État civil

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Pays de nationalité		La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni.
Nom de naissance
Situation de famille	Célibataire, Divorcé(e), Marié(e), Pacsé(e), Séparé(e), Veuf(ve), Vivant maritalement	La liste est paramétrée dans Orfeo. Si les valeurs de votre fichier ne correspondent pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données.
Date de naissance	Format JJ/MM/AAAA
Lieu de naissance	Saisir la ville
Département de naissance		La liste des départements est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un département dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Belfort = Territoire de Belfort.
Pays de naissance		La liste des pays est paramétrée dans Orfeo. Si la façon de nommer un pays dans votre fichier ne correspond pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données. Exemple : Grande-Bretagne = Royaume-Uni.

Numéros d'immatriculation

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
N° de sécurité sociale
N° Congés Spectacles
N° AUDIENS
N° AGESSA
N° Maison des Artistes
N° SPEDIDAM
N° GUSO
N° SIRET
N° TVA intracommunautaire
Abattement autorisé	OUI, NON ou laisser vide

Administratif

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Profession	une seule valeur	Les professions seront créées automatiquement avec l'import et listées le paramètre Professions.
Matricule
Est un résident étranger	OUI ou NON
Date d'entrée	Format JJ/MM/AAAA	Il s'agit de la date de la 1ère embauche.
Date de dernière visite médicale	Format JJ/MM/AAAA
Date d'ancienneté	Format JJ/MM/AAAA
Formulaire A1	OUI, NON ou laisser vide
N° GUSO
Détails administratifs	champs libre	Ce champ figure dans le bloc "Identifiants".

Documents d'identité

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
N° carte d'identité
CNI délivrée le	Format JJ/MM/AAAA
CNI expire le	Format JJ/MM/AAAA
N° Passeport
Passeport délivré le	Format JJ/MM/AAAA
Passeport délivré à	Champs libre
Passeport expire le	Format JJ/MM/AAAA
N° carte de séjour
Carte de séjour délivrée le	Format JJ/MM/AAAA
Carte de séjour expire le	Format JJ/MM/AAAA
N° Permis de travail
Permis travail délivré le	Format JJ/MM/AAAA
Permis travail expire le	Format JJ/MM/AAAA

Coordonnées bancaires

Champ de destination dans Orfeo	Modalités de saisie dans votre fichier	Bon à savoir
Mode de règlement	Virement bancaire, chèque, espèces	La liste est paramétrée dans Orfeo. Si les valeurs de votre fichier ne correspondent pas à la liste, l'assistant d'importation vous demandera de mettre en correspondance les données.
Nom de la banque		Ces données peuvent être exportées via l'export Excel intégral.
Adresse de la banque
Titulaire du compte
IBAN
BIC

Autres

Champ de destination
dans Orfeo

Modalités de saisie
dans votre fichier

Bon à savoir

Ajouter comme une note

Une note dans l'onglet Activité de la fiche Contact sera créée avec pour date celle du jour de l'import. A noter qu'il n'est pas possible de faire de recherche sur les notes. Vous pouvez choisir cette correspondances avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront importées pour créer une seule note.

Ajouter comme un mot-clef

Plusieurs mots-clés possibles pour 1 salarié.

Séparer les mots-clés par "," ou ";" ou "/".

Les mots-clefs seront créés automatiquement avec l'importation et alimenteront le paramètre Mots clés annuaire.

Vous pouvez choisir cette correspondance avec plusieurs colonnes de votre fichier. Toutes les valeurs seront prises en compte pour créer des mots-clefs.

Importer toutes vos données grâce aux champs personnalisés

Les champs personnalisés sont des outils permettant de personnaliser votre espace Orfeo. Créer un champ personnalisé, c'est ajouter un champ supplémentaire sur vos fiches Salariés pour accueillir un type de donnée pour lequel Orfeo ne propose pas de champs par défaut.

Exemples : langue parlée. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel en cliquant ICI.

Les champs personnalisés peuvent être créés lors d'un import. Ils permettront d'afficher dans Orfeo certaines données de votre fichier. Ils pourront aussi être utilisés dans les nouvelles fiches de votre annuaire créées hors import.

Ainsi, en l'absence de champ "Orfeo" adéquat, vous pouvez choisir la correspondance "Ajouter comme un nouveau champ" pour importer une donnée sur vos fiches Salariés et pour alimenter votre liste de champs personnalisés .