L'enjeu principal est d'éviter l'éparpillement de l'information en :
- veillant à compiler les données d'une même structure (ou contact) sur une seule et même fiche
- préservant l'historique des interactions, notamment les projets ou les factures, entre votre organisation et la structure (ou le contact)
- Comprendre les données conservées lors du dédoublonnage
- Identifier et traiter les doublons par Orfeo
- Fusionner des fiches ne portant pas le même nom
Comprendre les données conservées lors du dédoublonnage
Principes généraux
La fusion de fiches de l'Annuaire suppose de choisir une fiche à conserver. Toutes les données de cette fiche sont préservées.
La fiche conservée permet, en outre, de recueillir certaines données de la (ou des) fiche(s) supprimé(es). Ainsi, les mots-clefs, les N° de téléphone et les emails des fiches supprimées sont tous conservés et affichés sur la fiche de destination. Ces données se cumulent avec les éventuels mots-clefs, N° de téléphone et emails déjà saisis dans la fiche conservée.
Toutes les données uniques (c'est-à-dire qui ne peuvent exister en plusieurs exemplaires sur une même fiche) des fiches fusionnées sont supprimées au profit de celles de la fiche conservée. Cela concerne notamment l'adresse, la catégorie, la description, les références Internet (site web, Twitter, etc.), les champs personnalisés ou encore les champs du bloc Administratif des fiches Structures.
Toutefois si ces données ne sont pas complétées dans la fiche de destination, les valeurs de la fiche supprimée seront conservées. Ex: les fiches A et B sont fusionnées en conservant la fiche A. Sur la fiche A, aucune adresse n'est saisie alors que sur la fiche B une adresse est renseignée. La fusion permet d'afficher sur la fiche désormais unique l'adresse précédemment affichée sur la fiche B.
Les champs personnalisés
Si sur les 2 fiches à fusionner figurent un même champ personnalisé, c'est la valeur de la fiche sélectionnée qui sera conservée. Ex: le champ personnalisé Tutoiement est complété "oui" pour la fiche A et "non" pour la fiche B. La fusion des 2 fiches en conservant la fiche A permettra d'afficher la valeur "oui" pour le champ personnalisé Tutoiement.
Autre cas de figure : les champs personnalisés différents se cumulent lors de la fusion. Exemple: la fiche A contient le champ personnalisé Régime alimentaire et la fiche B le champ personnalisé Autorisation image, ces 2 champs seront affichés sur la fiche fusionnée.
Les liens entre contacts et structures
Le lien défini entre des contacts et des structures est conservé lors de fusion. Exemple : la fiche contact A est liée aux structures C et D et la fiche contact B aux structures E et F. La fusion des fiches contacts A et B permettra d'afficher les structures C, D, E et F sur la nouvelle fiche contact créée.
Les notes et les tâches
Toutes les tâches (effectuées ou à faire) et les notes, qu'elles soient privées ou non, sont conservées lors de la fusion. Elles seront toutes regroupées dans l'onglet Activité de la fiche de destination.
Les listes de diffusion
Si les fiches à fusionner sont chacune rattachées à une liste de diffusion différente, les 2 listes de diffusion s'afficheront dans l'onglet Diffusion après la fusion.
Si les fiches à fusionner sont rattachées à une même liste de diffusion, seuls le statut et les notes rattachés à la fiche conservée seront affichés.
Historique de projets, factures et campagnes
La fusion permet de reconstituer l'historique de la relation avec le contact ou la structure. Ainsi, suite à la fusion de fiches, vous retrouverez l'intégralité des projets, opportunités, factures, devis, campagnes emailing ou mail groupés précédemment rattachés aux différentes fiches dans les onglets de la nouvelle fiche mise à jour.
Fichiers
Tous les fichiers sont conservés lors de la fusion. Ils seront tous regroupés dans le bloc Fichiers (en bas de la page) de la fiche de destination.
Identifier et traiter les doublons par Orfeo
Orfeo détecte les doublons si et seulement si les fiches sont nommées de la même manière. L'existence des doublons est matérialisée sur les fiches Annuaire concernées mais aussi sur la page dédiée Dédoublonnage de masse accessible via les 
paramètres.
Pour traiter les doublons depuis une fiche Structure ou Contact :
Si un doublon existe pour la fiche consultée, le message Cette fiche a 1 doublon potentiel est visible sous l'entête de la fiche.
- cliquez sur 1 doublon potentiel. Une page s'ouvre confrontant les fiches portant le même nom. Cette page présente notamment les adresses et permet ainsi d'identifier, dans un premier temps, s'il s'agit véritablement d'un doublon.
-
cliquez sur la fiche à conserver. L'encadré passe alors en vert.
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cliquez sur le bouton Conserver uniquement l'élément sélectionné. La fiche sélectionnée est alors conservée et la fiche en double est supprimée
Pour traiter les doublons depuis les paramètres :
- cliquez sur l'icône Paramètres puis sur Dédoublonnage de masse. Cette page permet d'identifier tous les doublons existants dans votre Annuaire pour les contacts d'une part et les structures d'autre part.
- sélectionnez le type d'entrée sur lequel effectuer le dédoublonnage (Contacts ou Structures)
- cliquez sur Rechercher les doublons
-
sélectionnez les fiches que vous souhaitez conserver en cliquant sur leurs encadrés
-
cliquez sur Fusionner les doublons pour supprimer toutes les fiches en double
Bon à savoir Lors du dédoublonnage de masse des fiches structure, si vous cochez l'option Uniquement considérer les structures avec le même code postale comme doublons, seules les structures portant le même nom ET le même code postal ressortiront.
Fusionner des fiches ne portant pas le même nom
Il est aussi possible de fusionner des fiches qui sont nommées différemment. Pour cela, deux manières de procéder s'offrent à vous.
Pour fusionner des fiches depuis une fiche Structure ou Contact :
- en bas de la fiche, cliquez sur Fusionner cette fiche
- saisissez les premiers caractères de la fiche de destination dans le champ. Les fiches de votre Annuaire correspondant à votre saisie apparaissent.
- choisissez la fiche recherchée puis cliquer sur Fusionner
Pour fusionner des fiches depuis l'Annuaire :
- sélectionnez les fiches à fusionner en cochant la case en bout de ligne.
- cliquez ensuite sur Outils et sélectionnez Dédoublonner
- dans la page qui s'affiche, sélectionnez la fiche à conserver. L'encadré correspondant apparaît alors en vert.
- cliquez sur Conserver uniquement l'élément sélectionné
La (ou les) fiche(s) en double sont supprimées et la fiche sélectionnée est conservée.
Astuce Pour éviter les doublons, nous vous conseillons d'inclure le nom de la ville dans le nom de la fiche pour les structures de types Mairie, Centre Culturel, Théâtres, etc. Le nom de la fiche doit répondre à un usage interne , de manière à rendre l'information facilement accessible par les membres de l'équipe. Sachez en effet, que dans le bloc Administratif de la fiche Structure , il est possible de renseigner la Raison Sociale qui sera automatiquement reprise dans les contrats de vente et factures.