Utiliser les mots-clés de l'annuaire

• Créer un mot-clé
• Attribuer un mot-clé à une fiche de l'annuaire
• Attribuer un mot-clé à plusieurs entités à la fois
• Filtrer par mot-clé

Créer un mot-clé

Les mots-clés se créent depuis les paramètres ou depuis les fiches de votre annuaire si vous disposez de la permission pour le faire.

Pour créer des mots-clés depuis les paramètres :

1. cliquez sur l'icône  Paramètres puis recherchez le paramètre Mots-clés annuaire grâce à la recherche rapide
2. cliquez sur Ajouter mot-clé annuaire
3. nommez votre mot-clé et attribuez-lui une couleur
4. cochez l'option Affiché dans les listes si vous voulez que ce mot-clé s'affiche dans les listes de votre annuaire. Décochez cette option si vous souhaitez que le mot-clé apparaisse dans l'en-tête de la fiche, mais pas dans la colonne Mots-clés de l'annuaire.
5. cochez les types de contacts (Interprète, Contact, Technicien, Structure, Artiste) pour lesquels ces mots-clés peuvent être utilisés
6. cliquez sur Enregistrer

Pour créer un mot-clé depuis une fiche de l'annuaire :

1. cliquez sur le nom de l'entité concernée dans votre annuaire

2. au bout de la ligne destinée aux mots-clés, cliquez sur le +

3. nommez votre mot-clé et attribuez-lui la couleur de votre choix

Attribuer un mot-clé à une fiche de l'annuaire

Pour attribuer un mot-clé à une fiche de l'annuaire :

1. dans votre annuaire, cliquez sur l'entité à laquelle vous souhaitez associer un mot-clé

2. cliquez sur l'en-tête de la fiche

3. dans le champ Mots-clés, sélectionnez le mot-clé que vous souhaitez attribuer dans la liste déroulante ou saisissez votre mot-clé dans le champ

Bon à savoir
Contrairement aux catégories, il est possible d’attribuer plusieurs mots-clés à une entité qui pourront se démarquer grâce à leurs différentes couleurs. 
La liste déroulante n'affiche que 25 mots-clés. Si le mot-clé que vous cherchez n'apparait pas, saisissez-le dans le champ Mots-clés.

Attribuer un mot-clé à plusieurs entités à la fois

Pour attribuer un mot-clé à plusieurs entités à la fois :

1. sélectionnez les  entités que vous souhaitez mettre à jour dans votre annuaire

2. cliquez sur le bouton Outils et choisissez Ajouter un mot-clé

3. dans le menu déroulant, choisissez le mot-clé que vous souhaitez attribuer aux entités sélectionnées

4. validez votre choix en cliquant sur le bouton Ajouter le mot-clé

Astuce
Vous pouvez retirer un mot-clé associé à plusieurs entités en cliquant sur le bouton Outils et en sélectionnant l’action Retirer un mot-clé dans le menu déroulant.

Filtrer par mot-clé

Vous pouvez filtrer vos listes de contacts et de structures à l'aide des mots-clés appliqués sur chaque fiche annuaire.

Pour filtrer votre annuaire par mots-clés :

1. cliquez sur Filtrer puis sélectionnez le critère Mots-clés, l'opérateur adéquat et le ou les mots-clés
2. cliquez sur Appliquer

La liste filtrée de l'annuaire s'affiche.

Bon à savoir
Vous pouvez également effectuer un filtre sur les Mots-clés du contact si vous vous trouvez sur la liste des structures ou sur les Mots-clés d'une des structures si vous vous trouvez sur la liste des contacts.

Astuce
De plus, vous pouvez filtrer en cliquant sur l'étiquette du mot-clé directement dans la colonne Mots-clés de votre annuaire.