Optimiser son annuaire après une importation

Dès lors, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes : 

1. Vérification du rapport d'importation : vérifiez l'import des données afin de vous assurer que l'ensemble des données a bien été importé. Vous pouvez consulter le rapport d'importation afin de vérifier les messages et les traiter. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel Comprendre les rapports d'importation.
2. Complétion des adresses : en complétant les codes postaux et les pays sur vos fiches, les régions et les départements sont générés automatiquement.
   Pour repérer les fiches sans pays ni codes postaux, vous pouvez utiliser les filtres suivants :
   - "Pays + Est vide" ET "Ville + n'est pas vide" : vous pourrez ainsi sélectionner plus facilement les structures concernées et effectuer une mise à jour multiple
   - "Code postal + est vide" : vous pourrez retrouver les codes postaux manquants
   Pour en savoir plus, consultez le tutoriel Filtrer vos données.
   
   
3. Vérification des fiches Contact et Structure : certaines fiches Contact et Structure peuvent porter la mention À déterminer à la suite de l'importation (cf. section Vérification des données > les cellules vides du tutoriel Préparer son fichier Excel). Il s'agit de fiches ayant des données associées (ex : des numéros de téléphone, des e-mails) sans la présence de nom ou prénom de contact ou de structure. Sans cette mention, les coordonnées auraient été importées directement dans les coordonnées d'une fiche liée, mais n'aurait pas créé de fiche propre. Par exemple, pour retrouver les contacts concernés, filtrez votre annuaire de contacts à l'aide du filtre suivant : "Prénom + Contient + à déterminer"
4. Gestion des doublons : il est possible que des structures/contacts identiques soient présents en double dans votre annuaire. Toutefois vous pouvez gérer les doublons très facilement. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel Gestion des doublons.
   
5. Gestion des mots-clés et des catégories : si vous possédez de nombreux mots-clés et catégories, vérifiez qu'il n'y a pas de mots-clés ou de catégories en double ou portant la même signification. Vos recherches et filtres par mot-clé et catégorie seront ainsi optimisés. Pour en savoir plus, consultez les tutoriels Utiliser les mots-clés de l'annuaire et Utiliser les catégories de l'annuaire.
6. Transformation des mots-clés en catégorie : vous pouvez transformer des mots-clés en catégorie et inversement. Pour en savoir plus, consultez les tutoriels Transformer un mot-clé en catégorie et Transformer une catégorie en mot-clé.
7. Mise à jour multiple : grâce au bouton d'action multiple, vous pouvez mettre à jour votre annuaire rapidement. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel Mettre à jour l'annuaire grâce aux outils d'action multiple

Bon à savoir
Si vous voulez apprendre à bien utiliser votre annuaire, nous vous invitons à vous inscrire à l'Orfeo Académie Essentiel - Annuaire.