Comprendre le tableau du rapport
Une fois l'importation terminée, vous recevez une notification dans laquelle est inséré un lien permettant d'afficher le rapport d'importation. Vous pouvez également retrouver ce rapport en cliquant sur le type ou le fichier de votre importation via le menu Importations. Ce dernier est composé d'un tableau regroupant les informations suivantes :
| Fichier | Nom du fichier importé. Vous pouvez cliquer dessus pour télécharger le document. |
| Type | Type d'importation (ex: Contact et/ou structures, Données admin. structures, etc.) |
| Statut |
Statut de l'importation : - En cours : l'importation est en cours de traitement. Un pourcentage d'importation vous permet de suivre son avancée. - Erreur : le fichier n'a pas pu être importé. Le problème provient du fichier. Par exemple, deux colonnes portent le même nom, des cases contiennent trop de caractères, des cellules sont fusionnées, etc. - Supprimée : vous avez supprimé l'importation une fois celle-ci réalisée. Les éléments créés ou modifiés lors de cette importation sont supprimés. |
| Lignes traitées | Nombre de lignes de votre fichier traitées lors de l'importation. Certaines lignes peuvent ne pas avoir été traitées en raison d'erreurs spécifiques. (consultez la section Comprendre et traiter les messages) |
| Créée par | Nom de l'utilisateur qui a lancé l'importation |
| Créée le | Date et heure du début de l'importation |
| Terminée le | Date et heure de fin de l'importation |
| Eléments créés | Nombre d'éléments créés dans Orfeo (fiches, champs personnalisés, mots-clés, catégories) |
| Eléments modifiés | Nombre d'éléments déjà présents dans Orfeo et modifiés suite à l'importation |
| Notes |
Champs en texte libre à votre disposition pour renseigner des informations supplémentaires sur l'importation |
Bon à savoir En dessous du tableau de l'importation, vous trouverez une section Correspondances des colonnes rappelant les correspondances établies entre votre fichier Excel et les champs Orfeo. Si lors de la vérification de votre import, vous constatez que certaines informations n'ont pas été importées aux bons endroits sur la fiche, vérifiez la correspondance des colonnes ici.
Comprendre et traiter les "messages"
Lors de votre importation, certaines données de votre fichier peuvent ne pas être importées pour plusieurs raisons. Le tableau suivant liste les erreurs les plus fréquentes lors de l'importation des contacts et structures :
Message |
Cause du message |
Traitement manuel du message |
Traitement du message par un nouvel import |
|
Erreur inconnue Ex : Echec de l'importation de l'élément lié par manque de données
|
Les causes peuvent être variées en fonction du champ concernés. Par exemple, il peut s'agir d'un lien internet incorrect, d'une valeur trop longue. | Ajoutez la donnée dans l'interface en fonction de l'erreur. | En fonction de l'erreur, modifiez la valeur dans votre fichier. Une valeur ne peut pas dépasser 255 caractères. |
| Adresse e-mail invalide | Le format de l'adresse e-mail est incorrect. | Dans l'interface, ajoutez l'adresse e-mail à la fiche. | Modifiez l'adresse e-mail dans le fichier en utilisant le format _____@___.__ |
| Une valeur n’a pas pu être reliée à un des choix limités d’un champ Orfeo | Les valeurs n'ont pas pu être reliées automatiquement à un des choix possibles dans Orfeo en raison d'un format incorrect. Par exemple, un nom de pays ou une civilité. | Ajoutez manuellement les informations manquantes aux fiches. | Il faut associer manuellement les valeurs à un choix dans Orfeo lors de l'import. |
| Numéro de téléphone invalide | Le format du numéro de téléphone est incorrect. | Ajoutez les numéros de téléphone manquants aux fiches. | Le numéro de téléphone ne doit pas comporter de
"," ou ";" ou "/". Modifiez votre fichier en conséquence. |
|
Un champ obligatoire dans Orfeo est vide ou non renseigné Ex : Nom de structure ou de contact obligatoire |
Il manque une donnée obligatoire pour pouvoir créer une fiche (nom). | Créez manuellement la fiche manquante dans l'interface. | Ajoutez le nom de votre contact ou de votre structure à votre fichier. |
|
Pas de structure de rattachement pour le contact Ex : La fonction a été importée en tant que champ personnalisé (pas de structure associée) |
Le contact importé avait une fonction, mais aucune structure n'était associée à ce contact. La fonction d'un contact est obligatoirement liée à une structure. |
Un champ personnalisé "Fonction" a été créé au sein de la fiche contact. |
Ajoutez le nom de la structure de rattachement pour ce contact à votre fichier. |
|
Assignation automatique d'informations de contact Ex : - Le numéro de téléphone a été importé en tant que téléphone structure (pas de nom de contact) - L'adresse e-mail a été importée en tant qu'email perso (pas de nom de structure) |
La correspondance choisie n'a pas pu être utilisée car le nom du contact/structure n'existait pas. Par exemple, un numéro de téléphone lié à un contact n'a pas pu être importé car le nom du contact était manquant. Le numéro de téléphone a donc été rattaché à la fiche structure liée. |
L'élément a été créé et lié à une autre fiche (structure ou contact associé). La donnée n'est pas perdue, mais a été intégrée ailleurs. Déplacez manuellement l'information sur la bonne fiche. |
Ajoutez le nom du contact/structure manquant au fichier. |
| Traitement des doublons et homonymes | Votre fichier contenait des doublons de structures et des contacts homonymes. |
Deux structures portaient le même nom et même code postal, un seul élément a été créé contenant les informations des deux fiches.
|
Vérifiez que votre fichier ne comporte pas deux fois le même contact/structure. |
| Une valeur pour le champ "Période" de la structure n'est pas valide | Le format des valeurs pour le champ Période est incorrect. |
Ajoutez manuellement la période à la fiche Structure dans l'interface. |
Modifiez le format des valeurs : 01, jan, janv, janvier Si la période de programmation s'étale sur plusieurs mois, indiquez tous les mois concernés dans une même colonne, séparés par "," ou ";" ou "/" |
Bon à savoir Afin de faciliter le suivi du traitement des erreurs, vous avez une coche Traité à votre disposition dans le rapport. Cette coche n'est présente qu'à titre indicatif, elle ne sert pas à valider ou à corriger les données.
Attention Si le rapport relève un grand nombre de messages d'erreur (la correction manuelle serait trop fastidieuse), nous vous conseillons de procéder à un nouvel import en corrigeant au préalable votre fichier. Toutefois, nous déconseillons de supprimer un import qui aurait modifié une base existante.