Préparer son fichier Excel avant import

Pour garantir un transfert d'information optimal de votre fichier Excel vers Orfeo, la base de données doit cependant respecter certains critères. 

• Mise en forme générale du fichier
• Configuration des fichiers Contacts & Structures
• Vérification des données

Astucea
Consultez le tutoriel Importer vos données : mode d'emploi pour comprendre le principe d'importation proposé par Orfeo. Cela vous aidera à comprendre l'importance de préparer votre fichier.

Mise en forme générale du fichier

• La 1ère ligne du fichier doit obligatoirement préciser les noms des colonnes. Orfeo détectera les intitulés et organisera la mise en correspondance en fonction de cette première ligne.
• L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
• Les fichiers avec plusieurs onglets sont acceptés. Si vous voulez importer le contenu de tous les onglets, il faudra cependant réaliser autant d'imports qu'il y a d'onglets.
  
• Chaque colonne doit être dédiée à un type de donnée. Exemple : une colonne "Téléphone" et non une colonne "Coordonnées" mêlant téléphones et mails.

• Les noms de colonnes doivent être suffisamment parlants pour faciliter l'étape de mise en correspondance. Exemple : "catégorie du Contact" et pas seulement "Catégorie".

Attention
Votre fichier ne doit pas contenir de cellules fusionnées. En effet, celles-ci peuvent créer des erreurs lors de l'import ou empêcher l'import de certaines données.

Configuration des fichiers Contacts & Structures

Pour le cas spécifique des fichiers de contacts et structures, votre document peut être construit de différentes manières, ce qui va impacter la façon dont vous allez importer votre document. 

Nous avons observé deux types de configurations décrites ci-dessous. Ces 2 configurations sont importables en l'état.

• Un contact par ligne

Les structures peuvent être mentionnées plusieurs fois et sur chaque ligne un contact est associé. Dans cette configuration, un seul import sera nécessaire. Il ne créera pas de doublons de structures dès que chaque cellule liée à la même structure sont complétées de la même manière.

• Une structure par ligne

Les structures ne sont présentes que sur une ligne et un jeu de colonnes est lié au contact 1, au contact 2, etc.  

Dans ce type de format, il sera nécessaire de réaliser plusieurs imports. Dans le premier import, vous ne devrez considérer que les colonnes liées à la structure ainsi qu'au contact 1 et ignorer celles associées au contact 2. Dans le second import, sélectionnez de nouveau le nom de la structure et son code postal (c'est indispensable pour affecter les contacts à la bonne structure), les colonnes liées au contact 2 et ignorez les autres informations. Effectuez cette opération autant de fois que vous avez de colonnes liées aux contacts.

Bon à savoir
L'intérêt d'importer votre base Annuaire dans Orfeo est de créer les fiches Contacts, les fiches Structures mais aussi le lien entre les Contacts et les Structures. Il faut donc vous assurer que votre fichier présente bien sur une même ligne le lien entre un Contact et une Structure, dans l'une ou l'autre des configurations décrites ci-dessus.

Vérification des données

Pour être sûr de disposer de la bonne information au bon endroit une fois l'import effectué, il est intéressant de procéder à quelques vérifications. Et ce d'autant plus qu'une donnée renseignée dans la mauvaise colonne peut être "rejetée" par Orfeo lors de l'import.

• Une colonne pour un type de donnée

Exemple, dans la colonne ci-dessous, en important ces éléments sous "téléphone", le mail jackcc456@yopmail.com ne sera pas importé, car Orfeo opère un contrôle sur le format de la donnée.

Pour procéder à un contrôle rapide, utilisez les filtres Excel. Exemple : dans une colonne mail, effectuez le filtre "ne contient pas @" pour trouver les données qui ne sont pas des adresses mails.

Bon à savoir
Une fois l'import terminé, un rapport d'importation liste les données qui n'ont pas pu être importées. Vous pourrez ainsi les saisir manuellement sur les fiches concernées, après l'import.

• Les cellules vides

Orfeo ne peut pas créer de fiche sans la nommer. Par exemple, dans votre fichier, une ligne structure contient une adresse, un téléphone, un site web mais la cellule "Nom de la structure" est vide. Dans un tel cas, la fiche de la structure ne pourra être créée via l'import et les données liées seront ignorées. Nous vous conseillons donc de procéder à des vérifications sur les colonnes intitulés "Nom" en utilisant le filtre "(Vides)" d'Excel et de compléter les données ou bien d'indiquer la mention "à déterminer", par exemple. Vous pourrez retrouver plus facilement les fiches après l'import :

Nous vous conseillons de faire la même chose pour les fiches contacts ayant des coordonnées.

Astuce
Il est conseillé de préciser le nom de la ville dans le titre de la structure quand certaines entités ont la même dénomination, par exemple : mairie, centre culturel. Vous éviterez ainsi les erreurs lors de l'import et la recherche dans Orfeo sera facilitée.

• Les chiffres commençant par zéro

Il est fréquent qu'Excel "supprime" les premiers zéros dans une cellule. Cela a un impact, notamment sur les codes postaux et les numéros de téléphones. 

Pour rétablir les zéros, saisissez une apostrophe et un zéro ('0) au début du nombre, dans la cellule concernée pour "fixer" le zéro.

Ce retraitement peut s'avérer très long. Vous pouvez alors dupliquer la colonne concernée et appliquer une formule (cf ci-dessous) et la "glisser" sur toutes les cellules concernées :

Attention
Modifier le "format de cellule" dans Excel pourra changer le chiffre en apparence dans le fichier mais c'est la donnée brute qui sera importée dans Orfeo. Il est donc nécessaire de retravailler la donnée brute.

• L'information "Pays"

Orfeo déduit automatiquement les départements et les régions français dès lors que les codes postaux et le pays sont bien renseignés. Vous héritez donc de ces informations supplémentaires dans votre annuaire Orfeo, quand vous importez même si elles ne figurent pas explicitement dans votre fichier. Outre les vérifications sur le code postal (cf ci-dessus), il est donc intéressant d'ajouter une colonne "Pays" dans votre fichier si elle n'y figure pas ou si elle existe, de vérifier si la donnée "France" est bien renseignée pour chaque adresse de structure française.

Cas particuliers

• Les N° de téléphone, e-mails et mots-clefs
  

Certaines données peuvent exister en plusieurs exemplaires sur les fiches Orfeo. C'est le cas des numéros de téléphones, des adresses mails, des mots-clefs. Pour importer plusieurs valeurs de même nature, vous avez deux possibilités, qui peuvent être utilisées en même temps sur un même fichier :

- Dans une même cellule, utilisez les signes : , ; / pour séparer les données et ainsi garantir une importation individuelle des valeurs

- Si vos coordonnées sont dans plusieurs colonnes, choisissez le champ correspondant lors de la mise en correspondance des données. Vous pourrez le sélectionner autant de fois que nécessaire.

Bon à savoir
Les mentions "texte" associées aux N° de téléphone et E-mails (cf exemple ci-dessus en rouge), sont traitées automatiquement par Orfeo pour séparer les deux informations. Vous pouvez les conserver dans votre fichier.

• Les cedex

Si vous disposez d'une colonne "Ville" contenant les cedex, un traitement automatique se fera lors de l'import pour distinguer les deux informations. Cette donnée peut aussi figurer dans une colonne dédiée.

• Les périodes de programmation

Il est possible d'importer une période d'activité ou d'ouverture d'une structure. Toutefois, 3 critères sont à respecter : 

- tous les mois actifs doivent être indiqués. Par exemple, ma structure est active de janvier à avril, je dois indiquer dans la cellule de mon document : janvier, février, mars, avril
- pour les séparer, les signes suivants seront nécessaires : ; , /
- 4 formats de mois sont tolérés : par exemple, pour le mois de janvier : 01, jan, janv, janvier