Voici les caractéristiques de la numérotation automatique telle que proposée par Orfeo :
1. On peut construire un format de numéro reposant sur une composition des éléments suivants :
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la date d'émission de la facture : avec au choix l'année (2 ou 4 chiffres), le mois, le jour
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une séquence de numérotation : à "x" chiffres (ex : 0001 ou 001) qui dépend du volume de documents édités et des modalités de remise à zéro du compteur
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et tout autre caractère "figé" (repris pour chaque document généré).
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A noter :
- il n'y a pas d'éléments obligatoires
- il n'y a pas d'ordre pré-requis entre ces éléments
- ils peuvent être séparés par divers caractères "-", "/", "_", etc.
2. Chaque type de document (devis, avoir, facture) peut avoir son propre format de numéro et sa propre séquence de numérotation. On peut aussi avoir 1 format unique et 1 seule séquence de numérotation pour les avoirs et les factures.
3. La séquence de numérotation peut être remise à zéro : chaque mois, chaque année ou jamais.
4. On peut reprendre un décompte déjà entamé. Il faut pour cela nous communiquer le N° de la dernière facture émise dans votre précédent outil de facturation.
Attention La numérotation automatique de vos documents n'est pas un paramètre auquel vous avez accès. Pour la mettre en place, il faut solliciter l'équipe Orfeo via le tchat en ligne, en nous indiquant :
- le format du numéro souhaité
- le type de document concerné par l'automatisation
- les modalités de remises à zéro
- l'éventuelle reprise d'un compteur entamé.
Bon à savoir La mise en place de la numérotation automatique permet par ailleurs de personnaliser le format des noms des fichiers générés. Vous vous assurez ainsi que les noms des documents générés avec Orfeo répondent aux standards de votre organisation.