FAQ - Réforme de la facturation électronique
Démarches liées à la facturation électronique
1. Faut-il deux plateformes (PA) : une pour recevoir les factures et une autre pour émettre ?
Il est possible d’avoir la même plateforme pour l’émission et la réception.
Vous pouvez aussi désigner une plateforme de réception pour recevoir vos factures électroniques (une seule autorisée) et désigner une ou plusieurs plateformes, selon votre organisation, pour l’émission de vos factures.
Avec le module facture Orfeo, Orfeo s’occupe de l’émission et de la transmission via Pennylane, sans action de votre part.
2. Notre cabinet comptable peut-il s’opposer à notre choix de plateforme (PA) ?
Le choix de la plateforme (PA) relève de l’entreprise, et non du cabinet comptable : le cabinet doit donc s’adapter à la plateforme choisie.
Techniquement, le cabinet comptable pourra accéder aux factures soit via son propre outil (si vous avez choisi la PA conseillée par votre comptable), soit en se connectant directement à la plateforme de son client. Il peut également consulter une synthèse via le Portail Public de Facturation.
Dans le cas des factures émises via Orfeo, il sera toujours possible de transmettre les informations au cabinet via des exports des factures émises depuis Orfeo.
3. Faut-il informer mes fournisseurs de la plateforme (PA) que j’ai choisie pour recevoir les factures électroniques ?
Non. Vous n’avez pas besoin d’informer vos fournisseurs de la plateforme (PA) de réception que vous avez choisie.
Vous devrez déclarer votre plateforme auprès de l’État via un formulaire Cerfa (nous communiquerons prochainement à ce sujet) : cette information sera alors disponible dans l’annuaire de l’État. Ensuite, c’est la plateforme agréée qui se charge de diriger automatiquement la facture vers la bonne structure.
4. Comment et par qui est déclarée la plateforme de réception des factures électroniques ?
La plateforme de réception des factures électroniques se déclare auprès de l’État :
- La déclaration se fait au nom de votre entreprise via un formulaire Cerfa. Pour les clients Orfeo, la démarche sera à faire via votre compte Pennylane.
- Elle peut être réalisée par l’entreprise ou par votre cabinet comptable, selon votre organisation.
Pour les clients d’Orfeo, la procédure sera simplifiée via l’interface Pennylane.
5. Faut-il déclarer une plateforme d’émission des factures électroniques ?
Il n’y a pas de déclaration spécifique pour une plateforme d’émission. Seule la plateforme de réception doit être déclarée auprès de l’État.
Pour l’émission, l’entreprise doit simplement utiliser une plateforme (PA) ou une solution compatible conforme à la réforme, sans démarche de déclaration distincte.
6. Doit-on attendre votre feu vert pour s’inscrire via Orfeo sur Pennylane afin d’envoyer et de recevoir des factures électroniques ?
Oui. Il faut attendre le feu vert d’Orfeo pour procéder à l’inscription/activation via Pennylane, afin de pouvoir envoyer vos factures électroniques depuis Orfeo et les recevoir via Pennylane.
Je suis déjà client Pennylane
1. Peut-on dès maintenant désigner Pennylane comme plateforme (PA) pour la facturation électronique si l’on est déjà client Pennylane ?
Il est préférable d’attendre les instructions d’Orfeo avant de procéder à la désignation ou à l’activation via Pennylane.
Cela permettra de garantir une activation cohérente avec l’intégration Orfeo ↔ Pennylane, afin de pouvoir émettre vos factures depuis Orfeo et les recevoir via Pennylane dans de bonnes conditions.
2. Les factures envoyées via Orfeo vers la plateforme (PA) seront-elles bien intégrées dans ma comptabilité Pennylane ?
Oui. Les factures transmises via Orfeo seront bien intégrées dans votre comptabilité Pennylane.
3. Allez-vous développer une API pour que les écritures comptables saisies dans Orfeo soient transmises automatiquement dans Pennylane ?
Non, pas à court terme. En revanche, il est déjà possible d’importer les informations comptables liées à votre facturation dans Pennylane via l’export du journal de vente depuis Orfeo.
Une autre option consiste à mettre en place une intégration personnalisée, en connectant l’API Orfeo et l’API Pennylane.
Ma structure est assujettie à la TVA
1. La facturation électronique s’applique-t-elle aux factures émises vers l’étranger (Europe et hors Europe) ?
La facturation électronique obligatoire concerne uniquement les opérations relevant de la réglementation française.
- Si votre client est situé hors de France, il n’existe pas de plateforme de facturation électronique “réceptrice” côté client.
- Dans ce cas, vous devez transmettre les informations de facturation au Portail Public de Facturation via l’intégration Pennylane : c’est ce qu’on appelle le e-reporting.
- En parallèle, vous continuez à envoyer la facture à votre client par les canaux habituels (e-mail ou courrier).
2. Le lien entre Orfeo et Pennylane permettra-t-il de gérer des factures en monnaie étrangère ?
Oui. Le lien entre Orfeo et Pennylane permettra également de gérer les factures en monnaie étrangère.
3. La TVA intracommunautaire est-elle prise en charge pour les déclarations (avec l’intégration Orfeo x Pennylane) ?
Oui. La TVA intracommunautaire est également prise en charge dans le cadre de l’utilisation d’Orfeo et Pennylane, y compris pour les besoins liés aux déclarations.
4. La Déclaration Européenne des Services (DES) sera-t-elle toujours à faire ?
Oui. La Déclaration Européenne des Services (DES) restera une démarche obligatoire à accomplir, indépendamment de la mise en place de la facturation électronique.
5. Peut-on facturer via Orfeo une association qui n’a pas de SIRET (uniquement un RNA) ? Devra-t-elle obligatoirement fournir un numéro de TVA ?
Oui. Orfeo sera en mesure de générer et transmettre tout type de facture, y compris pour des structures ne disposant pas de SIRET (ex. uniquement un RNA).
Un numéro de TVA ne sera requis que si l’association est soumise à la TVA.
6. La facturation électronique s’applique-t-elle aux factures émises en direction de structures non assujetties à la TVA ?
Si votre client (association) n’a pas de plateforme (PA) de réception, vous devez tout de même transmettre les informations de facturation à l’administration via la PPF, en passant par votre PA : c’est le e-reporting.
En parallèle, vous continuez à envoyer la facture à votre client par les canaux habituels (e-mail ou courrier).
7. Qu’en est-il de la facturation des entités publiques via Chorus Pro ?
Pour facturer une mairie ou une collectivité, Chorus Pro doit être vu comme une “boîte aux lettres” de l’État : ce n’est pas une plateforme (PA).
Concrètement, votre facture électronique doit d’abord passer par votre plateforme (PA) puis elle est déposée/transmise vers Chorus Pro.
8. Les notes de frais des salariés doivent-elles aussi passer par une plateforme de facturation électronique (notamment s’il y a de la TVA déductible) ?
Non, la note de frais est un document interne : ce n’est pas une facture. En revanche, c’est le justificatif fournisseur (facture/ticket) qui détermine le traitement : si une facture au nom de l’entreprise est émise, elle suivra les règles de la facturation électronique ; sinon, le justificatif restera géré comme aujourd’hui et sera intégré comptablement.
9. Comment gérer la facturation électronique pour les ventes sans facture (ex. ventes via SumUp ou en espèces) ?
À ce jour, les règles de l’État ne sont pas encore clairement définies sur ce sujet. Nous suivons les précisions à venir et mettrons à jour la procédure dès que le cadre officiel sera clarifié.
10. Je facture actuellement mes ventes d’albums de fin de concert à “Client divers” (sans coordonnées). À qui devrai-je facturer une fois la réforme passée ?
La réforme de la facturation électronique ne change pas les obligations de facturation existantes. Les ventes d’albums en fin de concert restent des ventes BtoC, sans obligation d’émettre une facture nominative.
En revanche, la réforme implique que votre reporting de ventes devra être transmis à l’administration via une plateforme (PA).
11. Les avoirs devront-ils aussi être transmis via la plateforme agréée ?
Oui. Les avoirs devront également être envoyés via la plateforme choisie (montants négatifs).
12. Comment seront gérées les facturettes pour les petits achats (supérette, station-service…) avec la facturation électronique ?
Cela dépend du montant et du type de dépense. Au-delà de 150 €, l’entreprise peut demander une facture, qui pourra être transmise électroniquement. Pour les stations-service, un cas d’usage spécifique est prévu. Dans les autres situations, les facturettes devront être importées manuellement et traitées comptablement afin d’établir la déclaration fiscale.
13. Entre deux TPE, faudra-t-il émettre une facture électronique dès septembre 2026 ?
Non. En septembre 2026, les TPE ont l’obligation de recevoir des factures électroniques, mais pas encore celle d’en émettre. Une TPE pourra donc continuer à émettre des factures au format classique tant que l’obligation d’émission ne lui est pas applicable.
14. Comment gérer les factures de fournisseurs étrangers avec la facturation électronique ?
Les factures de fournisseurs étrangers ne sont pas concernées par l’obligation de facturation électronique française. Vous continuerez à les recevoir dans leur format habituel.
En revanche, les données liées à ces opérations devront être transmises à l’administration via le e-reporting.
Ma structure n’est pas assujettie à la TVA
1. Les associations non assujetties à la TVA doivent-elles passer à la facturation électronique ?
Non. Une association non assujettie à la TVA n’est pas concernée par la réforme (pas d’obligation de factures électroniques, ni de transmission des données, ni d’obligation de réception à compter du 1er septembre 2026).
2. Si nous ne sommes pas assujettis à la TVA, peut-on quand même passer à la facturation électronique ? Peut-on arrêter ensuite ? Quels sont les avantages et inconvénients ?
Oui. Même si vous n’êtes pas soumis à l’obligation, vous pouvez mettre en place la facturation électronique volontairement, et vous pourrez arrêter plus tard si vous le souhaitez.
Les principaux avantages sont une meilleure traçabilité, une standardisation des factures, et une préparation si vous devenez assujetti à la TVA dans le futur.
Le principal inconvénient est une complexité supplémentaire, notamment liée à la complétion de certains champs obligatoires.
Le suivi des paiements
1. Comment le paiement va-t-il s’intégrer dans mon logiciel comptable ?
Cela dépend de votre logiciel comptable. Avec Pennylane, l’intégration est automatique : vous connectez votre compte bancaire et les transactions sont synchronisées avec vos factures, ce qui met à jour la comptabilité.
Avec d’autres logiciels, le rapprochement peut être manuel : votre cabinet comptable devra effectuer les manipulations nécessaires.
2. Pourra-t-on continuer à payer les factures émises par des organisations non assujetties à TVA sans passer par une plateforme ?
Oui. Vous pourrez continuer à payer par virement bancaire comme aujourd’hui : la réforme porte sur la transmission des factures/données, pas sur le moyen de paiement.
Si votre fournisseur est non assujetti à la TVA, il n’est en principe pas concerné par l’obligation de facturation électronique.
3. Devra-t-on obligatoirement passer par Penylane pour régler les factures, ou pourra-t-on continuer à faire des virements via sa banque ?
Vous pouvez continuer à régler vos factures par virement via votre banque, comme aujourd’hui.
Vous pouvez aussi initier les paiements depuis Pennylane, qui est connecté à toutes les banques françaises.
4. Pennylane renvoie-t-elle à Orfeo le statut de paiement des factures pour le suivi ?
Oui. Les statuts de facture (dont le paiement) seront synchronisés entre Pennylane et Orfeo. C’est un intérêt majeur de l’intégration Orfeo x Pennylane : vous n’aurez plus besoin de faire la saisie des règlements, pour les factures soumises à la réforme.
Le partenariat Pennylane
1. Pouvez-vous garantir que le partenariat Orfeo x Pennylane ne deviendra pas un service payant avec un surcoût pour les utilisateurs ?
Oui. Orfeo et Pennylane ont signé un contrat de partenariat qui vise à pérenniser ce dispositif, sans évolution vers un service payant répercuté aux utilisateurs.
2. L’utilisation de Pennylane pour effectuer des paiements entraîne-t-elle des frais supplémentaires ?
Oui. L’option permettant d’initier les paiements depuis Pennylane est facturée 7€ HT par mois.
Divers
1. Le module “Budget” d’Orfeo va-t-il évoluer pour que les synthèses budgétaires correspondent au résultat d’exploitation dans Pennylane ?
Non, pas à court terme.
2. Quel est l’avantage de conserver le module de facturation Orfeo plutôt que de gérer directement ses factures sur Pennylane ?
Pennylane est avant tout un outil de comptabilité, mais ce n’est pas un logiciel métier comme Orfeo. En conservant la facturation dans Orfeo, vous évitez toute ressaisie : les informations sont directement liées à votre activité et à vos données Orfeo. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps, limite fortement les erreurs et garantit une facturation plus cohérente avec votre gestion au quotidien.