Format des séquences de numérotation
Voici les caractéristiques de la numérotation automatique telle que proposée par Orfeo :
On peut construire un format de numéro reposant sur une composition des éléments suivants :
-
-
la date d'émission de la facture : avec au choix l'année (2 ou 4 chiffres), le mois, le jour
-
une séquence de numérotation : à "x" chiffres (ex : 0001 ou 001) qui dépend du volume de documents édités et des modalités de remise à zéro du compteur
-
et tout autre caractère "figé" (repris pour chaque document généré).
-
A noter :
- il n'y a pas d'ordre pré-requis entre ces éléments
- ils peuvent être séparés par les caractères suivants"-" ou "_"
Chaque type de document (devis, avoir, facture) peut avoir sa propre séquence de numérotation. On peut aussi avoir une séquence commune pour les avoirs et les factures.
Accéder à la configuration de numérotation
Pour définir le format de numérotation de vos devis, factures ou avoirs :
- cliquez sur l'icône
Paramètres - recherchez la section Paramètres par profil (tout en bas de la page)
- cliquez sur le type de document pour lequel vous souhaitez mettre en place la numérotation automatique
- ouvrez l'onglet Numérotation :
Configurer la numérotation
1. Définissez le format du numéro :
- cliquez sur le bouton Insérer variable pour ajouter un élément à votre séquence de numérotation. La variable sélectionnée s'affiche dans la barre grise
- si besoin, saisissez des éléments directement dans la barre grise.
- il est obligatoire d'insérer au moins une variable de type "numéro de séquence"
- le cas échéant, cliquez sur la croix située sur l'étiquette de la variable ou effacez le texte pour supprimer
Bon à savoir
Vous pouvez visualiser le rendu de la séquence de numérotation au fur et à mesure de l'ajout de variable grâce à l'exemple formé sous le champ:
2. Réinitialisation de la séquence
Ce paramètre définit à quel moment la séquence est remise à zéro. Trois options sont proposées :
-
tous les ans (année civile uniquement) : F2025-0001 → F2026-0001
-
tous les mois : F2026-05-0126 → F2026-06-0001
-
ou jamais : la suite continue indéfiniment
Attention
La remise à zéro chaque mois exige qu'une variable date contenant le mois soit insérée dans le format de numérotation.
Idem pour la remise à zéro chaque année qui impose qu'une variable date contenant l'année soit insérée dans le format de numérotation.
3. Dernier numéro utilisé
On peut reprendre un décompte déjà entamé. Il faut pour cela nous indiquer le numéro du dernier document émis avec votre précédent outil.
4. Cas particulier : numérotation des factures et avoirs
Les factures et les avoirs peuvent partager une même séquence de numérotation. Cette configuration permet d’avoir une continuité entre tous les documents du module Facture.
Attention
Si vous optez pour une séquence unique pour les factures et avoirs, évitez d'introduire des éléments textuels de type F, FA, FAC ou A, AV dans le format choisi. En effet, par exemple, un avoir pourrait porter un numéro de type FA26-0015, ce qui pourrait porter à confusion.
Il suffit pour cela de cocher la case ci-dessous :
ou de la décocher pour disposer de séquences de numérotation distinctes.
Si cette case est cochée lors du paramétrage du numéro des factures, le paramètre de numérotation des avoirs se trouve automatiquement complété et inversement.
5. Enregistrer
Pour valider les paramètres renseignés, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications. Une fenêtre de confirmation s'ouvre :
Bon à savoir La mise en place de la numérotation automatique permet par ailleurs de personnaliser le format des noms des fichiers générés. Vous vous assurez ainsi que les noms des documents générés avec Orfeo répondent aux standards de votre organisation.