Astuce Produit : Automatisez les noms de vos fichiers

Quels sont les avantages du paramétrage des noms de fichier ?

Ce paramétrage vous évite de renommer chaque document manuellement. Ce réglage unique à l'aide de variables suffit pour réduire les erreurs, harmoniser le noms de vos documents et fluidifier votre organisation.

Comment mettre en place des noms de fichiers automatiques ?

Les noms de fichiers peuvent être paramétrés pour :

les contrats de travail
les factures
les devis
les avoirs
les contrats de vente
les feuilles de route

Vous pouvez insérer dans le gabarit du nom de fichier des variables reprenant des informations diverses en fonction du type de document (nom et prénom du salarié, titre et date du projet, etc.). Le document généré portera alors un nom adapté et fiable.

Paramétrer les noms des fichiers de contrat d'engagement et de prestation

Vous pouvez renseigner un gabarit de nom dans les paramètres. Il s'applique automatiquement à la génération du document. Par défaut, le nom du document est Engagement_Titre du projet.

Pour accéder au paramétrage des noms de contrats d'engagement et de prestation, cliquez sur l'icône Paramètres, puis recherchez à l'aide de la recherche rapide le paramètre Contrats d'engagement et de prestation.

cliquez sur l'onglet Nom des fichiers & Mise en page
cliquez sur le menu Insérer variable pour ajouter une variable à votre nom de fichier. La variable s'affiche en dernière position dans le champ.
si besoin, saisissez du texte libre directement dans le champ.
le cas échéant, cliquez sur la croix située sur l'étiquette de la variable ou effacez le texte pour les supprimer du nom de fichier
cliquez sur Enregistrer les modifications

Paramétrer les noms de devis, factures et avoirs

Vous pouvez renseigner un gabarit de nom pour vos devis, factures et avoirs dans les paramètres. Il s'applique automatiquement à la génération du document. Par défaut, le nom du document est Devis/Facture/Avoir_Année_N° du document.

Attention
Le paramétrage des noms de fichiers pour vos devis, factures et avoirs n'est possible que si vous avez mis en place la numérotation automatique.

Pour accéder à la configuration des devis, factures et avoirs, cliquez sur l'icône Paramètres, puis cliquez sur Devis, Factures ou Avoirs en fonction de votre besoin.

cliquez sur Insérer variable pour ajouter une variable à votre nom de fichier. La variable s'affiche à la suite du nom.
si besoin, saisissez votre texte directement dans la champ.
le cas échéant, cliquez sur la croix située sur l'étiquette de la variable ou effacez le texte pour les supprimer du nom de fichier
cliquez sur Enregistrer les modifications

Paramétrer les noms des fichiers de contrats de vente et d'avenants

Vous pouvez renseigner un gabarit de nom dans les paramètres. Il s'applique automatiquement à la génération du document. Par défaut, le nom du document est ContratDeVente_Titre du projet ou Avenant_Titre du projet.

Pour accéder au paramétrage des noms des contrats de vente et des avenants, cliquez sur l'icône Paramètres, puis recherchez à l'aide de la recherche rapide le paramètre Contrats de vente et avenants.

cliquez sur l'onglet Nom des fichiers & Mise en page
cliquez sur Insérer variable pour ajouter une variable à votre nom de fichier. La variable s'affiche en dernière position dans le champ.
si besoin, saisissez du texte libre directement dans le champ.
le cas échéant, cliquez sur la croix située sur l'étiquette de la variable ou effacez le texte pour les supprimer du nom de fichier
cliquez sur Enregistrer les modifications

Paramétrer le nom de fichier de la feuille de route

Vous pouvez renseigner un gabarit de nom dans les paramètres. Il s'applique automatiquement à la génération du document. Par défaut, le nom du document est FeuilleDeRoute_Titre de la feuille pour les feuilles de route générales et FeuilleDeRoute_Prénom du salarié_Nom du salarié pour les feuilles de route participant.

Pour accéder au paramétrage des noms des feuilles de route, cliquez sur l'icône Paramètres, puis recherchez à l'aide de la recherche rapide le paramètre Feuilles de route.

cliquez sur l'onglet Nom des fichiers
cliquez sur Insérer variable pour ajouter une variable à votre nom de fichier. La variable s'affiche à la suite du nom.
si besoin, saisissez votre texte directement dans le champ.
le cas échéant, cliquez sur la croix située sur l'étiquette de la variable ou effacez le texte pour les supprimer du nom de fichier
cliquez sur Enregistrer les modifications